Tiêu chuẩn thiết kế văn phòng để đảm bảo không gian làm việc tối ưu

Tiêu chuẩn thiết kế văn phòng đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc xây dựng một không gian làm việc không chỉ thoải mái và hiệu quả mà còn phù hợp với ngân sách của công ty. Trong bài viết này, hãy cùng Elite khám phá sâu về tiêu chuẩn diện tích m2/người trong thiết kế văn phòng và tòa nhà, cùng với những điểm cần lưu ý khi thiết kế diện tích văn phòng.

Tại sao cần thiết kế văn phòng theo tiêu chuẩn?

Tiết kiệm chi phí

Việc thiết kế văn phòng theo tiêu chuẩn m2/người giúp doanh nghiệp xác định chính xác diện tích cần thiết cho từng khu vực, từ đó tránh tình trạng thừa hoặc thiếu không gian. Điều này không chỉ giúp giảm chi phí thuê mặt bằng mà còn tối ưu hóa việc sử dụng không gian làm việc, làm cho mọi diện tích đều được khai thác hiệu quả.

Đảm bảo không gian làm việc thoải mái

Nhân viên thường dành từ 6 - 8 giờ mỗi ngày tại văn phòng. Một không gian làm việc được thiết kế đạt tiêu chuẩn sẽ đảm bảo sự thoải mái, góp phần nâng cao hiệu quả công việc. Đảm bảo đủ không gian cho mỗi nhân viên có nghĩa là cung cấp đủ chỗ để đặt bàn làm việc, ghế, máy tính, và các thiết bị văn phòng khác mà không gây cảm giác chật chội và bí bách.

Tạo ấn tượng chuyên nghiệp

Một văn phòng được thiết kế theo tiêu chuẩn sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp, tạo ấn tượng tốt với đối tác và khách hàng khi họ đến thăm. Một không gian văn phòng được chăm chút kỹ lưỡng không chỉ nâng cao hình ảnh công ty mà còn góp phần tạo dựng sự tin tưởng và tăng thiện cảm.

Văn phòng được thiết kế theo tiêu chuẩn sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tốt với đối tác và khách hàng | Nguồn: Internet

Các yếu tố ảnh hưởng đến tiêu chuẩn thiết kế văn phòng

Tính chất công việc của công ty

Mỗi doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng không gian văn phòng khác nhau tùy thuộc vào tính chất công việc. Ví dụ:

Doanh nghiệp làm việc ngoài công trường: Nếu phần lớn nhân viên làm việc ngoài công trường và chỉ cần đến văn phòng để họp hoặc trao đổi công việc, diện tích văn phòng có thể nhỏ hơn, vì thời gian ở văn phòng không nhiều.
Doanh nghiệp làm việc chủ yếu tại văn phòng: Nếu công việc chủ yếu diễn ra tại văn phòng, diện tích cần thiết cho mỗi nhân viên sẽ lớn hơn để đảm bảo sự thoải mái và hiệu quả làm việc. Đối với các công việc cần không gian yên tĩnh để nghiên cứu tài liệu hoặc làm việc với nhiều thiết bị, không gian rộng rãi là rất quan trọng.

Tính chất công việc ảnh hưởng mạnh mẽ đến không gian văn phòng | Nguồn: Internet

Văn hóa doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp đều có văn hóa riêng, và điều này ảnh hưởng trực tiếp đến thiết kế văn phòng:

Văn hóa kết nối và giao tiếp: Nếu doanh nghiệp coi trọng sự kết nối và giao tiếp giữa các nhân viên, thiết kế văn phòng mở sẽ là lựa chọn hợp lý. Không gian làm việc mở giúp dễ dàng giao tiếp và hợp tác giữa các bộ phận, mặc dù có thể cần điều chỉnh để đảm bảo vẫn có đủ không gian cho từng người.
Văn hóa riêng tư và độc lập: Doanh nghiệp coi trọng sự riêng tư và không gian cá nhân sẽ cần thiết kế văn phòng với diện tích cá nhân lớn hơn. Các khu vực làm việc riêng biệt sẽ đảm bảo sự tập trung và giảm thiểu sự phân tâm.

Văn hóa cũng là yếu tố quan trọng trong việc thiết kế văn phòng | Nguồn: Internet

Tiêu chuẩn thiết kế văn phòng mới nhất (m2/người)

Các mức tiêu chuẩn chung

Tiêu chuẩn thiết kế văn phòng thường được chia thành ba cấp độ dựa trên diện tích m2/người:

Cấp độ tiêu chuẩn: Cung cấp không gian làm việc thoải mái với diện tích rộng rãi. Đây là mức tiêu chuẩn thường được áp dụng trong các văn phòng cao cấp, đảm bảo mọi nhân viên có đủ không gian để làm việc hiệu quả. Diện tích này thường dao động từ 4 - 5 m2/người.
Cấp độ trung bình: Đây là diện tích phổ biến mà nhiều doanh nghiệp áp dụng, thường phù hợp với ngân sách và nhu cầu của phần lớn các công ty. Diện tích này cung cấp không gian làm việc vừa đủ để đảm bảo sự thoải mái mà không gây lãng phí.
Cấp độ tiết kiệm: Thích hợp cho các văn phòng cho thuê giá rẻ hoặc có nhu cầu sử dụng ngắn hạn. Diện tích này thường từ 3 - 3.5 m2/người và nhằm mục đích tiết kiệm chi phí.

Thiết kế văn phòng dựa theo tiêu chuẩn sẽ tăng năng suất và tinh thần làm việc của nhân viên | Nguồn: Internet

Tiêu chuẩn thiết kế văn phòng cho từng kiểu nhân viên

Nhu cầu và phong cách làm việc của mỗi cá nhân là khác nhau. Do đó, việc thiết kế văn phòng theo từng kiểu nhân viên sẽ giúp tối ưu hóa không gian làm việc, mang đến trải nghiệm tốt nhất cho mỗi cá nhân, từ đó góp phần nâng cao năng suất chung của doanh nghiệp. Dưới đây là một số lưu ý khi thiết kế văn phòng cho từng kiểu nhân viên:

Kiểu nhân viên	Nhu cầu về vị trí làm việc	Tiêu chuẩn diện tích
Nhân viên làm việc cố định	Làm việc 6 - 8 tiếng/ngày, cần bàn làm việc và các thiết bị văn phòng	4 - 5 m2/người (tiết kiệm 3.5 m2/người; cần yên tĩnh 7 - 10 m2/người)
Nhân viên làm việc linh hoạt	Làm việc tại văn phòng khoảng 40% thời gian, cần lối đi rộng rãi	Tối đa 3 m2/người
Nhân viên không cần chỗ ngồi cố định	Thường xuyên di chuyển, thời gian tại văn phòng ngắn	Tối đa 1.5 m2/người

Thiết kế văn phòng theo từng kiểu nhân viên sẽ giúp tối ưu hóa không gian làm việc | Nguồn: Internet

Tiêu chuẩn diện tích thiết kế phòng lãnh đạo

Vị trí lãnh đạo	Nhu cầu về vị trí làm việc	Tiêu chuẩn diện tích
Tổng giám đốc, CEO	Phòng rộng rãi, thể hiện phong thái của người đứng đầu	25 m2/người
Quản lý cấp thấp hơn	Diện tích tùy thuộc vào yêu cầu và diện tích tổng thể	Từ 10 - 18.5 m2/người

Tiêu chuẩn diện tích thiết kế phòng họp

Loại phòng họp	Diện tích cần thiết	Mô tả
Phòng họp 4 người	7.5 - 8 m2	Phòng nhỏ cho cuộc họp nhỏ
Phòng họp 8 người	Khoảng 15 m2	Phòng cho nhóm làm việc vừa
Phòng họp 12 người	Khoảng 20 m2	Phòng cho nhóm làm việc lớn hơn
Phòng họp 20 người	Khoảng 40 m2	Phòng cho cuộc họp lớn
Phòng họp 100 người	Từ 80 - 100 m2	Phòng họp quy mô lớn

Xác định nhu cầu họp của nhân viên để thiết kế diện tích phòng họp hợp lý | Nguồn: Internet

Tiêu chuẩn diện tích thiết kế sảnh/lễ tân

Diện tích quầy lễ tân và tiền sảnh đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng ban đầu cho khách hàng và đối tác. Do đó, việc thiết kế khu vực này cần được cân nhắc kỹ lưỡng, đảm bảo hài hòa giữa thẩm mỹ và công năng sử dụng. Diện tích trung bình từ 10 - 20 m2 tùy thuộc vào kích thước của văn phòng.

Đối với văn phòng lớn, khu vực này cần dành nhiều không gian hơn để tạo sự rộng rãi, thoáng mát và sang trọng, Có thể bố trí thêm khu trưng bày sản phẩm hoặc đặt cây xanh để tăng tính thẩm mỹ. Đối với văn phòng nhỏ, nên dành nhiều không gian hơn để tạo sự rộng rãi, thoáng mát và sang trọng.

Lưu ý khi tính toán không gian văn phòng

Tổng số lượng nhân sự là bao nhiêu?

Số lượng nhân viên làm việc trong và ngoài giờ hành chính là bao nhiêu?

Đội ngũ lãnh đạo gồm bao nhiêu người? Yêu cầu về phòng riêng, không gian kín hoặc mở như thế nào?

Công ty có thường xuyên họp hay không? Số lượng mỗi lần họp là bao nhiêu? Ssố lượng phòng họp như thế nào thì đáp ứng đủ và diện tích cho mỗi phòng là thế nào?

Đội ngũ lãnh đạo có cần không gian có cần khu vực tiếp khách riêng biệt hay không? Yêu cầu cần cho căn phòng này như thế nào?

Văn hóa doanh nghiệp phù hợp với không gian riêng tư hay không gian mở?

Nhân viên có cần khu vực riêng để đựng đồ và trữ tài liệu không? Nếu có thì cần bố trí khu vực này ở đâu?

Đặt ra câu hỏi thật kỹ lưỡng để thiết kế văn phòng phù hợp nhất | Nguồn: Internet

Kết

Việc thiết kế văn phòng theo tiêu chuẩn diện tích m2/người không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất làm việc của nhân viên mà còn góp phần tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và truyền cảm hứng. Việc phân chia diện tích và tính toán không gian dựa trên tiêu chuẩn giúp tận dụng tối đa không gian, đáp ứng nhu cầu của từng vị trí công việc và đảm bảo sự hài hòa trong thiết kế. Mong rằng những thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tiêu chuẩn thiết kế văn phòng và hỗ trợ bạn trong việc lựa chọn và thiết kế không gian văn phòng phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.